Lab Supplies Group ist eine von AUCTUS gestützte Gruppe von Spezialisten für die Pharma-, Umwelt- und Chemiebranche. Die Laborgesellschaften liefern Analysegeräte, Containment-Systeme, Verbrauchsmaterial und technischen Service. Das Unternehmen ist in Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Frankreich und Großbritannien tätig. Zur Gruppe gehört außerdem ein Medizintechnikgeschäft, das Sterilisations- und Krankenhausausstattung für den militärischen und zivilen Einsatz liefert.
Ich will, dass unser Unternehmen ein ‚Champions League‘-Unternehmen wird. Arc gibt mir die finanzielle Transparenz und die Analysen, um zu sehen, wo wir ansetzen müssen, und das Management zu diesem Ziel zu führen.
Das Reporting hielt mit Liquiditäts- und Geschäftsentscheidungen nicht Schritt
Mit der Integration des Medizintechnikgeschäfts brauchte Lab Supplies Group ein zeitnahes Reporting, um Liquiditätsplanung, Buchhaltungsprüfung und die Analyse von Aufträgen und operativer Leistung zu stärken. Für eine Private-Equity-gestützte Gruppe sind diese Fähigkeiten entscheidend, um die Entwicklung zu überwachen und früh auf Probleme zu reagieren.
Für Interim-CFO Stefan Neumann hieß das: das Finanzteam aufbauen, die Buchhaltung stärken und die Analysen liefern, die schnellere und fundiertere Entscheidungen ermöglichen. „Mein Gesellschafter hat Ergebnisse erwartet“, sagt er. „Dafür brauchte ich die Analysen und die Zahlen.“
Stefans Rolle umfasst die ganze Gruppe, sein erster Fokus lag aber auf dem Medizintechnikgeschäft. Dort lagen Finanz- und Betriebsdaten in unterschiedlichen Buchhaltungs- und ERP-Systemen. Das machte die Arbeit komplexer, und das Finanzteam musste die Daten von Hand zusammenführen.
Anfangs bekam Stefan die Monatszahlen aus DATEV als PDF und tippte sie in Excel ab. Später kam ein direkter DATEV-Zugang dazu, doch die Daten herauszuziehen blieb aufwendig. Jede Stunde, die in die Aufbereitung der Zahlen floss, fehlte für deren Interpretation für das Management.
Auch die Suche nach Korrekturen und uneinheitlichen Buchungen hieß, DATEV-Daten von Hand durchzugehen. Für operative Analysen kamen die Aufträge als weiterer Schritt hinzu. Stefan ließ sich Auftragsbestätigungen und gestellte Rechnungen aus Myfactory exportieren, dem ERP-System des Medizintechnikgeschäfts. Dann führte er beide Datensätze zusammen und verglich den Auftragseingang mit dem fakturierten Betrag. Die größte Aufgabe war die 13-Wochen-Liquiditätsplanung: Sie kostete jedes Mal eine Woche.
Für den CFO eines Private-Equity-gestützten Unternehmens brauchten diese Analysen außerdem ein vollständiges Bild aller Vorgänge. Eine Rechnung konnte bei jemandem liegen, ohne im System erfasst zu sein, und fehlte dann in den Daten für die Analyse. Stefan brauchte deshalb eine durchgängige Erfassung von Rechnungen und anderen Buchungen, um Lücken in den Zahlen für Liquiditäts- und Ergebnisentscheidungen zu schließen.
Auf Anregung des Gesellschafters führte Lab Supplies Group die KI-gestützte Finanzplattform von Arc ein, um Finanzdaten schneller abzurufen und zu analysieren.
Ich sollte das Management führen, musste aber erst die Zahlen in Excel zusammenbauen. Arc hat sich mit DATEV verbunden und mir die Finanzdaten für die Analyse geliefert.
Arc führt verstreute Daten für Liquiditätsplanung und Finanzkontrolle zusammen
Zum Start hat Lab Supplies Group Arc mit DATEV verbunden und mehrere Jahre Buchhaltungshistorie geladen. Arc gab Stefan einen zentralen Ort, um die vorhandenen Finanzdaten zu prüfen, Zahlen zu untersuchen und Fragen bis zu den zugrunde liegenden Buchungen zurückzuverfolgen. Nach zwei Wochen lief die erste Analyse über die Daten. „Ich war begeistert, wie schnell das Arc-Team die Finanzdaten verfügbar gemacht hat“, sagt er.
Um Korrekturen oder uneinheitliche Buchungen zu prüfen, fragt Stefan Arc im Chat nach einer Liste der relevanten Rechnungen. Er sieht sich die Belege an und bespricht seine Ergebnisse mit der Buchhaltung, um zu klären, was korrigiert werden muss.
Tägliche Updates aus den angebundenen Quellen machen neue Buchungen auch zwischen den Monatsberichten prüfbar. Fehlt ein erwarteter Beleg, fasst Stefan bei der zuständigen Person nach. Weil Arc Lücken und Unstimmigkeiten sichtbarer macht, unterstützt es ihn dabei, die Daten hinter dem Finanzreporting verlässlicher zu machen. Das gibt dem Management eine festere Grundlage für Liquiditäts- und Ergebnisentscheidungen.
Mit den angebundenen Datenquellen hat Stefan gemeinsam mit Arc eine eigene 13-Wochen-Liquiditätsplanung samt Regeln für 5 Gesellschaften entwickelt; die Zusammenführung auf Gruppenebene erfolgt außerhalb von Arc. Mit Prompts erstellt er die wöchentliche Liquiditätsvorschau aus den verfügbaren Finanzdaten, prüft die Zahlen und verfeinert den Prompt, bis die Planung zu seinem Reporting passt. Eine Planung, die früher eine Woche dauerte, steht heute in ein bis zwei Stunden. So hat Stefan einen Blick nach vorn, den er in die Planungsgespräche mitnimmt.
Außerdem hat Lab Supplies Group Myfactory an Arc angebunden. Stefan verbindet auf der Plattform die Buchhaltungsdaten aus DATEV mit Auftragsbestätigungen und gestellten Rechnungen aus dem ERP. Arc aktualisiert die zusammengeführten Daten täglich, wiederkehrende Exportanfragen fallen weg.
Auf dieser Basis untersucht Stefan Veränderungen im Auftragseingang zusammen mit der finanziellen Entwicklung und bespricht die Folgen mit dem Management. Er rechnet hoch, wohin sich das Geschäft bei der aktuellen Run Rate entwickelt, überlegt, was sich ändern könnte, und zeigt, wo gehandelt werden muss. Gemeinsam mit Arc entwickelt er Analysen zu Stunden und Auslastung, die dem Management bei Kapazitätsentscheidungen helfen.
Heute nutzt Stefan tägliche Finanzupdates aus 5 Gesellschaften des Medizintechnikgeschäfts für Liquiditätsplanung, Monatsabschlüsse und Budgetierung. Für Budgets holt er Mengendaten nach Excel und untersucht Abweichungen mit Arc. Sein Controller und ein weiteres Mitglied des Finanzteams arbeiten inzwischen ebenfalls mit Arc, und Stefan will weitere Führungskräfte auf die Plattform holen.
Mit Arc kann ich die Buchungen jeden Tag prüfen, und die Qualität unserer Finanzzahlen ist deutlich besser. Die operativen und finanziellen Informationen, die ich brauche, sind jetzt viel leichter zugänglich.
5 Gesellschaften mit besserer Finanzkontrolle durch tägliche Daten aus Arc
Mit Arc hat sich Stefans Arbeit vom Zusammenstellen der Zahlen hin zu ihrer Interpretation verschoben, über Liquidität, Aufträge und operative Leistung hinweg. Er berät das Management heute mit täglichen Finanz- und Betriebsdaten statt mit einem Monatsbericht.
- 1 Std.für die 13-Wochen-Liquiditätsplanung statt 1 Woche
- 5Gesellschaften mit täglichen Finanzupdates aus Arc
- 1 Wochebis Buchungsfehler zur Klärung erkannt sind
Darauf aufbauend will Stefan Arc bei a1 einführen, einer der Laborgesellschaften der Gruppe, die mit SAP Business One arbeitet. Er erwartet, dass die stärker strukturierten Einkaufs-, Logistik- und Finanzdaten eine genauere Kostenstellenanalyse und ein vollständigeres Bild des Betriebs ermöglichen. Sein Ziel: Ausgaben bis zu den gebuchten Rechnungen nachverfolgen, Kostenveränderungen hinterfragen und mit diesen Erkenntnissen die Planung gestalten, während die Gruppe wächst.
Ich möchte, dass Arc das Controlling-Tool für die gesamte Gruppe wird, damit wir mehr Zeit mit dem Blick nach vorn verbringen und die Zahlen nutzen, um jedes Geschäft zu besseren Ergebnissen zu führen.